Inilah 10 Dokumen Beasiswa yang Perlu Anda Tahu

Masing-masing punya cara sendiri menyiapkan aplikasi beasiswa agar bisa diterima. Pada kondisi normal, di mana waktu yang tersedia cukup panjang, kita bisa menyiapkan aplikasi lebih baik. Tapi, pada situasi mepet dengan masa pendaftaran yang singkat mungkin tidak semua orang siap. Misalnya, penyelenggara hanya membuka pendaftaran selama sepekan atau Anda keburu tahu pengumumannya setelah waktu yang tersisa tinggal beberapa hari.

Situasi itu bisa tidak menguntungkan karena calon biasanya terbawa panik, lalu menyiapkan segala sesuatunya secara terburu-buru. Jadilah aplikasi yang dibuat seadanya dengan berbagai kelemahan. Manakala bersaing dengan aplikasi calon lain yang disiapkan lebih baik, posisinya sangat mudah tergeser.

Lalu bagaimana jika Anda tetap ingin mendaftar pada waktu yang mepet? Apalagi, beasiswa tersebut sudah Anda tunggu-tunggu. Tentu saja bisa. Namun, itu perlu disiasati sejak dini. Ada sejumlah dokumen aplikasi yang umum diminta sponsor dan itu harus ‘stand by’ ada atau tidak penawaran. Manakala, Anda menghadapi situasi di atas, beban jadi lebih ringan karena dokumen yang perlu disiapkan tinggal sedikit. Anda hanya melengkapi dokumen aplikasi yang belum tersedia saja.

Apa saja dokumen beasiswa tersebut? Berikut rinciannya:

Ijazah dan transkrip
Dokumen ini selalu diminta setiap ada pengumuman beasiswa. Ijazah dan transkrip adalah dokumen wajib yang harus dilampirkan saat pengajuan aplikasi. Siapkanlah sejumlah salinan ijazah dan transkrip yang telah dilegalisir. Tujuannya, jika ada penawaran beasiswa yang sesuai Anda tinggal menyertakan.

Essay atau motivation letter
Essay atau motivation letter jarang sekali ketinggalan jika ada penawaran beasiswa. Dokumen ini diminta karena sponsor ingin melihat latar belakang calon, motivasi mendapatkan beasiswa, serta langkah ke depannya. Anda bisa melihat cara menulis essay beasiswa yang diulas sebelumnya serta menyiapkannya dari sekarang.

Pada beberapa beasiswa, mereka tidak membatasi tema essay atau motivation letter yang harus dimuat. Namun, untuk jenis beasiswa tertentu mereka menetapkan temanya. Jangan khawatir karena essay tersebut akan tetap bisa dimanfaatkan. Anda hanya perlu menyesuaikan dan merubah beberapa kalimat atau kata yang diperlukan.

Curriculum Vitae
Seperti halnya melamar pekerjaan, melamar beasiswa pun begitu pentingnya dokumen satu ini. Curriculum vitae atau biasa disebut daftar riwayat hidup. Siapkanlah CV yang memuat profil singkat Anda, seperti identitas diri, pendidikan, pengalaman organisasi/pekerjaan, atau daftar publikasi. Buat secara singkat dan jelas. Beberapa beasiswa yang ditemui, khususnya beasiswa Eropa mereka menyediakan format CV sendiri, misalnya menggunakan Europass. Sehingga Anda hanya perlu mengisi kolom yang disediakan.

Tes TOEFL/IELTS
Seperti halnya ijazah dan transkrip, skor test TOEFL atau IELTS selalu jadi dokumen wajib ketika ada penerimaan beasiswa. Sponsor umumnya menetapkan standar nilai sendiri-sendiri sesuai kebutuhan. Dokumen tes TOEFL atau IELTS lumrah diminta jika mendaftar program beasiswa master maupun doktor. Tidak hanya dipersyaratkan penyelenggara beasiswa luar negeri, beberapa beasiswa dalam negeri juga memintanya. Karena itu, Anda perlu menyiapkan dokumen ini lebih awal sebelum ada penawaran beasiswa yang akan diikuti. Harap diingat pula bahwa sponsor umumnya membatasi masa berlaku tes TOEFL/IELTS tersebut. Biasanya maksimal dua tahun sebelum mendaftar beasiswa. Jika skor tes TOEFL atau IELTS Anda masih rendah, Anda bisa mengikuti kursus persiapan. Salah satunya melalui Testden. Ulasannya bisa dilihat di sini.

Rekomendasi atasan 
 Jika Anda melihat beasiswa terbaru di beasiswapascasarjana.com, Anda akan mudah menemui tawaran beasiswa yang meminta surat rekomendasi. Sponsor ingin mendapat keyakinan bahwa permohonan beasiswa tidak hanya kemauan Anda, tapi karena adanya pertimbangan dari pihak pemberi rekomendasi. Pemberian rekomendasi tersebut untuk menguatkan posisi calon, bahwa beasiswa yang dimaksud benar-benar diperlukan dan layak.

Surat rekomendasi bisa berasal dari atasan, pimpinan tempat kerja, dosen di perguruan tinggi, atau rektor. Namun, umumnya disesuaikan pada latar belakang calon. Apakah ia seorang karyawan, dosen, atau mahasiswa. Buatlah beberapa salinan surat rekomendasi yang bisa Anda ajukan saat ada tawaran yang menarik. Jika memiliki skedul, Anda bisa meminta beberapa rekomendasi sekaligus berdasarkan jenis beasiswa. Misalnya, rekomendasi beasiswa Fulbright, beasiswa Australia Awards, beasiswa Monbukagakusho, dll.

Salinan paspor
Salinan dokumen ini banyak diminta saat mengajukan beasiswa luar negeri. Negara tujuan ingin mengetahui status kewarganegaraan sang calon. Mereka lalu mempersyaratkan dokumen paspor sebagai bukti identitas. Di dalam negeri, biasanya penyelenggara cukup meminta salinan KTP atau SIM.

Jika Anda memiliki rencana studi ke luar negeri, sebaiknya paspor dipersiapkan sejak dini. Hal ini untuk menghindari kemungkinan telatnya pengajuan aplikasi karena pembuatan paspor yang belum selesai. Buatlah salinan paspor yang menampilkan pada halaman identitas diri (nama, foto, tempat tanggal lahir, dll).

Terjemahan dokumen
Dokumen terjemahan seringkali menjadi hambatan bagi mahasiswa di tanah air. Paling umum ditemui saat akan melampirkan ijazah dan transkrip nilai. Kebanyakan perguruan tinggi hanya menyertakan bahasa Indonesia tanpa teks bahasa Inggris. Sehingga saat akan mendaftar beasiswa luar negeri, pelamar harus membuat terjemahan resmi dokumen tersebut. Karena itu , ada baiknya dokumen terjemahan ini sudah dipersiapkan sebelumnya. Caranya bisa menggunakan layanan penerjemah resmi atau bantuan dari perguruan tinggi asal.

Proposal riset
Proposal riset biasanya hanya diminta untuk beasiswa S2 atau S3 berbasis riset. Pada perkuliahan biasa dokumen ini jarang disyaratkan. Namun, jika Anda ingin mengenyam S2 dan S3 riset baik di dalam maupun luar negeri, tidak ada salahnya jika menyiapkan dokumen ini lebih dini. 

Scan dokumen
Selain dokumen hard copy di atas, satu lagi dokumen yang perlu disiapkan. Dokumen soft copy yang biasa digunakan bila pendaftaran beasiswa dilakukan secara online. Untuk memperoleh soft copy tersebut, Anda bisa menscan masing-masing dokumen dan mengatur formatnya, misalnya dalam bentuk Pdf atau Jpeg. Simpan dokumen ini di PC Anda. Sewaktu-waktu ada pendaftaran beasiswa secara online, tinggal mengunggahnya saja.

Pasfoto
Dokumen satu ini sudah sangat lumrah. Tapi, untuk menghemat waktu ada baiknya juga disiapkan lebih awal. Pasfoto yang dibutuhkan biasanya berukuran 2x3 cm, 3x4 cm, dan 4x6 cm. Sesuaikan saja berapa kira-kira kebutuhan yang diperlukan.

Setelah menyiapkan dokumen di atas, setidaknya tugas Anda sudah semakin ringan. Perkiraan, aplikasi tersebut sudah rampung 70-80 persen. Lebih enteng bukan? Nah, saatnya berburu beasiswa!